4 métodos para afrontar la gestión de un proyecto cumpliendo los plazos de entrega, el presupuesto y las especificaciones

Nos guste más o menos, la incertidumbre es una condición con la que tenemos que lidiar cuando gestionamos un proyecto que se basa en la prestación de un producto, servicio o resultado únicos. ¿Cómo lo haremos para cumplir el plazo de entrega?, ¿cómo conviviremos con los contratiempos que surjan?, ¿cómo evitaremos los sobrecostes que pueden poner en peligro la rentabilidad del trabajo?

En el webinar “Métodos de gestión según el tipo de proyecto”, Jaume Golobardes, consultor de Festo, desgranó los cuatro métodos con los que cuentan las empresas para afrontar el desafío que supone la incertidumbre de los proyectos. Según el objetivo y las limitaciones que se impongan, convendrá utilizar una técnica u otra.

  1. Método del camino crítico

El método del camino crítico fue el que utilizó la marina de los Estados Unidos para reconstruir su flota del Pacífico a raíz del ataque de Pearl Harbor durante la Segunda Guerra Mundial. Esta técnica se basa en la suposición de que todas las tareas van a poder realizarse sin ninguna desviación y en el tiempo estimado.

Gracias a esta idea, Estados Unidos logró recuperar e incluso ampliar su flota en solo dos años. Eso hizo que muchas compañías incorporaran la técnica.

El problema es que el método del camino crítico no es realista. La marina de los Estados Unidos trabajó en un entorno de recursos y presupuesto ilimitados. Sin embargo, en un contexto más habitual, las desviaciones y los imprevistos son intrínsecas de cualquier proyecto. Ante esta paradoja, solo hay dos salidas posibles para el camino crítico: la replanificación constante, que provoca una sensación de falta de planificación, o el sobredimensionamiento de la duración de la tarea o de los recursos que utilizar. Aún así es muy frecuente no conseguir terminar los proyectos dentro de los parámetros planificados.

Todo ello se traduce en unos sobrecostes que pocas empresas pueden asumir hoy en día.

  1. Método de la cadena crítica

Este método surgió en 1997 para resolver los problemas que acarreaba la técnica anterior. Consigue cumplir, en promedio, el 95 % de los plazos de entrega y reducir en más del 30 % los costes operativos.

El método de la cadena crítica consiste en asumir la incertidumbre como parte del proyecto. De este modo, se crea una horquilla de tiempo en la estimación de tiempo de cada tarea que incluye un timing optimista y otro más conservador.

Para la planificación se utiliza la estimación más optimista, pero al final del proyecto y en los puntos críticos se prevén unos buffers de tiempo capaces de absorber las desviaciones que surjan.

El seguimiento del proyecto permite comprobar qué parte del buffer se ha consumido, con tal de evitar replanificaciones y sobrecostes.

  1. Método Agile

El método Agile es indicado especialmente para proyectos de desarrollo informático y prestación de servicios. Se basa en la definición de distintas entregas parciales que se describen mediante el método SCRUM o KAN-BAN para marcar prioridades, secuencias y recursos. Se complementa con fases de sprint cuando la situación lo requiere.

De esta manera, el proyecto se va erigiendo a medida que vamos completando las fases. Por eso, el método Agile ofrece una alta flexibilidad. Permite introducir cambios y proyectos de forma sencilla. Por tanto, es útil para proyectos que no están sujetos a una fecha final de entrega fija, a un presupuesto global cerrado o a un compromiso totalmente delimitado de antemano.

Pese a esta flexibilidad, las entregas parciales sí que cuentan con fecha de entrega. Si esta no se puede cumplir, se puede optar por una prórroga o por traspasar los objetivos a la siguiente fase.

  1. Método Phase/Gate

El método de etapa/puerta es idóneo para gestionar proyectos de I+D puro, en los que la incertidumbre es muy elevada: no tenemos una certeza del resultado final, por lo que tampoco podemos fijar una duración ni un presupuesto. ¿Cómo asumir esta inseguridad?

La técnica Phase/Gate se basa en parcelar un proyecto en distintas fases, normalmente entre tres y cinco. Después de cada fase hay una puerta que nos permite detenernos a analizar los resultados obtenidos y decidir si tenemos que volver atrás, tomar otro enfoque, abandonar el proyecto o bien seguir a la siguiente fase.

Si elegimos abrir la siguiente puerta, antes tenemos que definir los objetivos, el presupuesto y el plazo para la siguiente fase. Entre puerta y puerta, podemos gestionar cada fase del proyecto con la técnica de la cadena crítica.