¿Cómo podemos gestionar nuestro tiempo para ser más productivos?

No tengo tiempo. Esta es la frase por excelencia de nuestro día a día, tanto en el ámbito profesional como en el personal. Según datos de Femeval, la Federación Empresarial Metalúrgica Valenciana, perdemos casi la mitad de nuestra jornada laboral en tareas innecesarias que no aportan rentabilidad, ya que sólo un 45% de la jornada laboral en España es productiva. Por lo tanto, el problema no está en la falta de tiempo, sino una mala gestión del mismo.

El principio de Pareto, también conocido como la regla del 80/20, es una clara demostración de ello. Se trata de una teoría que establece que el 80% de los resultados que obtenemos en nuestro día a día dependen solo del 20% de las actividades o acciones que llevamos a cabo. Esto nos indica, entonces, que el 80% de las tareas que realizamos aportan solo el 20% de los resultados.

¿Cómo podemos gestionar nuestro tiempo para ser más productivos? Lo primero que debemos hacer es “tomar consciencia del tiempo que disponemos”, tal y como afirma Mónica Rodríguez Pañella, consultora asociada de Festo España. “No podemos hacer días más largos, pero sí jornadas más productivas que nos permitan obtener más y mejores resultados”, apunta Rodríguez.

Para ello, destaca la consultora asociada de Festo, debemos corregir los 7 errores más frecuentes que nos impiden ser eficientes:

  1. – No definir objetivos
  2. – Realizar varias tareas al mismo tiempo
  3. – Confundir urgente con importante
  4. – No planificar
  5. – Aceptar las interrupciones y distracciones
  6. – No delegar
  7. – No desconectar

Nuestro cerebro no es capaz de hacer dos cosas a la vez, a menos que una de las dos tareas sea automática, y menos realizarlas correctamente. Lo único que conseguimos con la multitarea es generar estrés. Además, no distinguimos lo urgente de lo importante. Para ello, la Matriz de Eisenhower es una herramienta de gran utilidad, ya que ayuda a establecer prioridades y mejorar el rendimiento.

“La clave para ser más productivos está en cambiar de hábitos”, señala Rodríguez, y en “fijar correctamente los objetivos”. Pero, ¿Cómo saber si los objetivos están bien definidos? Para ello, tal y como explica la consultora asociada de Festo, el método SMART es de gran utilidad, ya que establece que todo propósito debe ser:

  1. Específico, lo más concreto posible. Para ello, debemos preguntarnos “qué queremos conseguir realmente” y “la respuesta a ello será nuestro objetivo”.
  2. Medible, para poder evaluar el progreso y los logros.
  3. Alcanzable, es decir, realista.
  4. Relevante, que sea importante y de nuestro interés.
  5. Temporizado, es decir, acotado en el tiempo.

En definitiva, nuestra productividad depende de la definición de los objetivos, la energía disponible para realizar las tareas que nos lleven a ellos y el foco o la atención hacia estos. Si queremos aumentar nuestra eficiencia, debemos analizar estos tres puntos y ver cómo podemos mejorarlos, ya que en palabras del filósofo estadounidense Henry David Thoureau, “no puedo hacer días más largos, así que procuro hacerlos mejores”.

Fuente: Consultora Festo, Mónica Rodríguez Pañella