Cómo combatir la “reunionitis” con técnicas efectivas

La reunión de trabajo efectiva, aspecto clave en el crecimiento de la organización

Las reuniones de trabajo son el mejor espacio para compartir, escuchar y definir las estrategias que permiten a los diferentes miembros de un equipo alcanzar los objetivos marcados. Pero para que estos encuentros se conviertan en auténticas herramientas de trabajo, es necesario que sean productivos, lo que requiere preparación, efectividad y concentración.

Junto a las habilidades básicas necesarias para llevar a cabo reuniones exitosas, el liderazgo juega un papel clave: hay que tener presente que la continua adaptación a las novedades tecnológicas requiere una excelente coordinación interna, y esto pasa por un líder que asuma la planificación y preparación de la reunión.

Todo ello, en un contexto muy claro: el trabajo en equipo se ha convertido en un elemento clave y esencial para el correcto crecimiento de cualquier organización, por lo que las reuniones no son prescindibles; las citas de equipo facilitan la fluidez de las ideas y la información, pero por otro lado restan un valioso tiempo a la producción de estas mismas ideas. ¿Cómo resolver esta ecuación?

La respuesta se encuentra por un lado en la preparación, pero también son clave las técnicas de mejora basadas, por ejemplo, en la gamificación. Sin embargo, no todas las herramientas de dinamización de reuniones son compatibles con la productividad y eficiencia deseadas.

La comunicación no verbal es otro factor esencial en la preparación de reuniones efectivas: ha de ser una comunicación asertiva, que evite cualquier expresión de violencia implícita y permita sumar las aportaciones de cada uno de los miembros del equipo.

Por otra parte, no todos los tipos de reuniones son iguales; algunas requieren entrar a fondo en una cuestión, analizando incluso aspectos técnicos de cierta complejidad. Otras reuniones, en cambio, exigen una respuesta rápida tras una aproximación superficial o panorámica. Por eso la manera de plantear cada reunión debe ser necesariamente diferente.

Más allá del éxito puntual en una reunión, se trata de establecer una metodología continuada que permita tener éxito en la suma de las reuniones –de diferente tipología- que se llevan a cabo en una organización. Incluso es necesario determinar una política clara sobre qué y cuándo merece una reunión. Para ello es conveniente evaluar sistemáticamente los resultados obtenidos. Con ello obtendremos conclusiones valiosas y productivas, a la vez que lograremos identificar nuevas líneas de mejora.