Cómo implantar un plan de capacitación en cinco pasos

Gestionar los proyectos, la producción en línea, el capital humano o cualquier otro factor de nuestra empresa con la máxima eficiencia posible es el principal objetivo de implantar un plan de capacitación y competencias. Se trata de una estrategia para adecuar las habilidades de cada empleado a las tareas de las que se encarga. Este programa indicará cuál es la situación óptima y, después, se introducirán los cambios necesarios para alcanzarla.

Un plan de capacitación y competencias se puede implantar en cualquier tipo de empresa e industria. Debe hacerse con el consenso de trabajadores y dirección y tiene que ser global, es decir, que incluya a todos los integrantes de la compañía. Para ello, se deben seguir cinco pasos:

  1. Identificar las competencias necesarias. La primera medida a adoptar es listar las habilidades que necesita cada equipo para alcanzar el objetivo establecido. Las metas fijadas pueden ser de cualquier tipo: desde aumentar la productividad o disminuir los accidentes laborales, hasta mejorar la calidad del producto o ganar clientes.

Cada objetivo requerirá unas competencias concretas en puestos específicos. Para identificarlas, es recomendable tener en cuenta las funciones actuales de cada equipo y cada cargo. Cuanto más concreto sea este punto, más sencillo será desarrollar el resto del plan.

  1. Analizar las funciones. Se trata de examinar una por una las habilidades identificadas en el paso anterior. En este punto también deberá establecerse su nivel de importancia y el grado de impacto e incidencia en los objetivos marcados. Hay que prestar especial atención a no dejar fuera ninguna función.
  1. Clasificar en categorías. Tras establecer las habilidades necesarias y determinar su importancia, hay que crear categorías genéricas en las que incluir cada una de las capacidades. Algunos ejemplos son: tecnología, atención al cliente, innovación, diseño, proceso de producción, dirección, etc. Esto servirá para diseñar posteriormente la matriz de competencias.
  1. Asignar las competencias. Después, a cada cargo deberá asignársele unas competencias específicas para desarrollar sus tareas de forma satisfactoria. Este paso permitirá definir los perfiles profesionales de la empresa, hecho que contribuirá a optimizar los futuros procesos de selección de personal.
  1. Evaluar a los colaboradores. El objetivo de este último paso es poner de manifiesto si cada empleado posee las competencias necesarias para desempeñar el cargo que ocupa o aspira a conseguir. Para ello, es recomendable llevar a cabo un análisis GAP, es decir, evaluar el estado actual de capacidades, conocimientos y habilidades y, posteriormente, comparar los resultados con el plan establecido (la situación deseada).

Tras llevar a cabo los 5 pasos citados, se debe crear un plan de formación para cubrir las deficiencias existentes. Una vez implantado, es imprescindible supervisarlo y evaluarlo, ya que de este modo podremos ver cómo mejorar para volver a establecer un programa formativo que se adapte a nuestras necesidades reales.

En definitiva, en la diferencia entre el estado actual y el anhelado es donde deberá actuar la formación o la reubicación de personal. Esto permitirá que cada empleado se encuentre en el puesto adecuado y, por tanto, evitará problemas de organización.