Lean Administration: la clave para trasladar la eficiencia productiva a las oficinas

Desde las décadas posteriores a la Segunda Guerra Mundial, el Lean Manufacturing ha ido ganando terreno en las fábricas de todo el mundo para eliminar procesos y elementos superfluos que no generan un valor añadido, y preservar y potenciar precisamente los elementos esenciales para satisfacer a los clientes. Cada vez más, esta búsqueda de la eficiencia se está extendiendo a otras áreas de las empresas que tienen que ver con los procesos de gestión y administración.

En estos departamentos, el flujo de material necesario para terminar los proyectos cumpliendo las fechas límite que exige la demanda no son piezas ni materias primas como en la planta de producción, sino información.

En una compañía, la información es un recurso básico que hay que saber gestionar para cumplir la calidad y los tiempos de entrega exigibles. El germen de esa información es la petición que hace un cliente, que hay que transformar en un pedido y, a su vez, en una serie de órdenes para la fábrica. La información es, en cierta medida, el impulso que pone en movimiento todos los engranajes de la factoría. Una mala gestión de la información perjudica, irremediablemente, la optimización de recursos y la satisfacción del cliente.

De hecho, la fabricación es solo un eslabón dentro de largo flujo de trabajo que queda comprendido entre que recibimos un pedido y que este es transportado al cliente, facturado y, finalmente, cobrado.   

Teniendo en cuenta esto, en la última década ha crecido exponencialmente el Lean Office, una estrategia que busca aplicar las herramientas del Lean Manufacturing en los procesos de gestión. El objetivo último es el mismo: sobrevivir como empresa siendo competitiva. Y la competitividad se mide con tres indicadores clave que el mercado evalúa para poner a nuestra empresa en el lugar que le corresponde: calidad, precio y cumplimiento de los plazos de entrega.

En estos tres campos incide el Lean Administration usando las mismas herramientas que el lean tradicional. Un ejemplo es el sistema Kanban, que dentro de una oficina se puede utilizar tanto para garantizar el suministro de material como para la gestión de proyectos a través de tarjetas con distintas prioridades.

Fases del Lean Administration

La implementación del Lean Administration, que puede prolongarse durante seis meses en el proceso piloto y entre uno o dos años para su extensión al resto de áreas de la compañía, se compone de cinco fases:

  1. Diagnóstico: mediante la formación de un equipo de trabajo multidisciplinar, la observación sobre el terreno y la elaboración de un Value Stream Mapping.
  2. Diseño de la situación futura y un plan de mejora calendarizado: es el momento de definir los KPIs.
  3. Formación: llega el momento de gestionar y promover el cambio. Herramientas como las 5S ayudan a encarar esta transición.
  4. Gestión del proyecto: un seguimiento de las distintas KPIs permitirá evaluar si los proyectos y subproyectos se dirigen en la dirección adecuada hacia la situación que deseamos.
  5. Extensión: finalmente, podemos estandarizar los métodos y exportarlos a otras áreas de la empresa.

¿En qué procesos podemos aplicar el Lean Administration?

Hay muchos procesos de administración en las empresas que son susceptibles de ser optimizados a través del Lean Administration. Apuntamos algunos de ellos:

  • Time to Market: la flexibilidad y agilidad es clave para acortar el tiempo comprendido entre que se detecta una necesidad en el mercado hasta que esa percepción se traduce en un producto o servicio a disposición del comprador.
  • Proceso de venta: abarca el período desde que el cliente se interesa en un producto hasta que hace el pedido.
  • Order to fulfillment: desde que la empresa recibe un pedido hasta que este empieza a fabricarse.
  • Cobro a clientes y pago a proveedores.